Erstellung eines Personalhandbuchs, 8 Tipps

Haben Sie die Themen für das Personalhandbuch aufgelistet? Dann ist es an der Zeit, über die Struktur und das Design des Handbuchs nachzudenken. Die folgenden Tipps werden Ihnen dabei helfen.

1. Für eine geordnete Struktur sorgen
Das Handbuch sollte ein Nachschlagewerk sein, kein Labyrinth. Sorgen Sie dafür, dass die Leser schnell finden, was sie suchen. Nehmen Sie eine klare Gliederung in Kapitel und Abschnitte vor, die mit einem Inhaltsverzeichnis versehen sind.

Schreiben Sie eine Einleitung, in der Sie den Zweck und die Notwendigkeit des Handbuchs erläutern, eventuell mit einer kurzen Erläuterung der Kapitelstruktur. Je nach Umfang des Handbuchs sollte am Ende ein Stichwortverzeichnis eingefügt werden.

2. Wählen Sie das richtige AussehenMuster eines Mitarbeiterhandbuchs
Es ist ratsam, den Stil und den Ton des Handbuchs an die Unternehmenskultur anzupassen. Eine formelle Atmosphäre und Kultur erfordern einen strengen und gründlichen Schreibstil, während eine informelle Atmosphäre einen entspannteren Stil erfordert. Aber seien Sie vorsichtig, dass Sie nicht zu fröhlich sind.

3. Klar und unmissverständlich schreiben
Welchen Stil Sie auch immer wählen, achten Sie darauf, dass der Text gut lesbar ist. Fassen Sie sich kurz und prägnant und beschreiben Sie jedes Thema so genau wie möglich. Tun Sie dies in einer klaren Sprache, damit es keinen Raum für Missverständnisse bei der Auslegung des Textes gibt.

4. Halten Sie das Layout hell
Vergewissern Sie sich, dass das Handbuch Sie zum Lesen auffordert. Dies kann erreicht werden, indem man dem Layout “Luft” hinzufügt. Verwenden Sie keine langen Textpassagen, da sie nicht gelesen werden.

Verwenden Sie stattdessen Leerzeilen und Zwischenüberschriften. Sie können den Text mit Fotos oder anderen Bildern abwechseln. Aber seien Sie kritisch und bleiben Sie professionell: Die Bilder müssen zum gewählten Look passen.

5. Wählen Sie einen positiven Ansatz
Verwandeln Sie Ihr Personalhandbuch nicht in ein Personalhandbuch. Natürlich sollten Ihre Mitarbeiter im Handbuch nachlesen können, was sie tun dürfen und was nicht, aber stellen Sie es auf positive Weise dar.

6. Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Mitspracherecht
Die Einführung eines Personalhandbuchs kann auf Widerstand stoßen, vor allem wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass die Regeln von oben auferlegt werden. Sie können dies verhindern, indem Sie den Mitarbeitern ein Mitspracherecht bei der Gestaltung des Handbuchs einräumen.

Fragen Sie sie nach ihrer Meinung zu bestimmten Regeln und Vereinbarungen, lassen Sie sie ihre eigenen Vorschläge machen. Oder noch besser: Setzen Sie eine Projektgruppe ein, die das Handbuch unter Ihrer Leitung erstellt. Dies wird den Grad der Unterstützung innerhalb Ihres Unternehmens erhöhen.

7. Stellen Sie sicher, dass es richtig verteilt wird
Sobald das Handbuch fertig ist, stellen Sie sicher, dass es allen Mitarbeitern bekannt ist. Geben Sie zum Beispiel jedem Mitarbeiter einen eigenen Ausdruck und lassen Sie ihn unterschreiben. Dann kann sich später niemand darauf berufen, dass er eine Unternehmensregel nicht kannte.

8. Das Personalhandbuch auf dem neuesten Stand halten
Es versteht sich von selbst, dass Sie das Handbuch ständig aktualisieren sollten. Schließlich ist sie Teil des Arbeitsvertrags und ein wichtiges Glied der Personalpolitik.

Aktualisieren Sie die Online-Version des Handbuchs regelmäßig und sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter über alle Änderungen informiert werden. In regelmäßigen Abständen – z. B. jährlich oder halbjährlich – sollte auch eine neue Papierversion erstellt werden.

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